Wordには差し込み文書という機能があり、Excelで作った住所録などを使用して宛名を印刷することができます。

Excelデータを使うケースが多くみられますが、差し込み文書で使うリストは、ExcelだけでなくWordで作ることも可能です。

Wordで作ると、別のソフトを使用することなく、Wordだけで操作が完結するので、Excelが苦手な人でも機能を活用することができます。

そこで、今回はWordで差し込み用の送り先リストを作成する方法を詳しく紹介します。

動画の方が分かりやすいという声も多かったので、動画も入れて紹介しましょう。

【動画】Wordで差し込み用の送り先リストを作成する方法

 

リストの作成方法

差し込み印刷のリストをWordで作る手順は次のとおりです。

1.白紙の文書で[差し込み文書]タブをクリックします

 

2.[宛名の選択]をクリックし[新しいリストの入力]を選択します

 

 

3.[新しいアドレス帳]が開くので、[列のカスタマイズ]をクリックします

 

4.[アドレス帳のユーザー設定]ダイアログボックスが表示されます

 

5.使用しない[フィールド名]を削除します。ここでは、氏名と郵便番号、住所のみにします

6.OKボタンを押します

 

7.[新しいアドレス帳]がカスタマイズされます

 

8.データを入力します。列幅が狭い場合は、フィールドの境界線にカーソルを置いてドラッグします

 

9.1件入力したら、[新しいエントリ]をクリックします

 

10.入力が終わったら、OKボタンを押します

 

11.ファイル名を入力し、OKボタンを押します

 

リストの編集方法

保存したリストは次の手順で編集ができます

1.白紙の文書を開き[差し込み文書]タブの[宛先の選択]から[既存のリストを使用]を選択します

 

2.保存したリスト[会員名簿]を指定して[開く]を押します

 

3.[アドレス帳の編集]をクリックします

 

4.[差し込み印刷の宛先]の画面が開くので、データソースを選択して[編集]をクリックします

 

5.[データソースの編集]画面が表示されるので、修正・追加を行います。修正が終わったらOKボタンを押します

 

6.保存の確認画面が表示されるので、[はい]をクリックします

 

7.[差し込み印刷の宛先]画面でOKボタンを押します

 

リストを使って宛名ラベルを作成

作成したリスト(会員名簿)を使って宛名ラベルを作りましょう

1.白紙の文書で[差し込み文書]タブをクリックします

2.[差し込み印刷の開始]をクリックし[ラベル]を選択します

 

3.[ラベルオプション]ダイアログボックスが表示されるので、ラベルの製造元、製造番号を選択し、OKボタンを押します

 

4.指定したラベルのレイアウトが表示されます

 

5.[宛先の選択]をクリックし[既存のリストを使用]を選択します

 

6.保存したリスト[会員名簿]を指定して[開く]を押します

 

7.ラベルにリストを挿入する準備ができます

 

8.[差し込みフィールドの挿入]をクリックし[郵便番号]を選択します

 

9.改行しながら、次のようにフィールドを挿入し、「〒」と「様」を入力します

 

10.[複数ラベルに反映]をクリックします。挿入するフィールドの情報がすべてのラベルに反映されます

 

11.[結果のプレビュー]をクリックすると、挿入された情報が表示されます

 

 

12.[完了と差し込み]をクリックし[文書の印刷]をクリックします

 

13.[プリンターに差し込み]ダイアログボックスが表示されるので、すべてのデータを印刷する場合は[すべて]を選択しOKボタンを押します

 

14.「印刷」画面が表示されるので、プリンター名を確認しOKボタンを押します

 

15.印刷が終了したら、ファイル名を付けて保存します。再度、ファイルを開くと、同じリストから差し込み印刷をすることができます

 

ハガキの宛名印刷(差し込み印刷)については、当サイトの別の記事で詳しく紹介していますので、そちらも参考にしてください

【動画で紹介】Wordでハガキの宛名面・文面を作成する方法

 

まとめ

Wordでのリスト作成は、Excelに比べると画面が小さく、作業がしづらいかもしれません。

ただ、Wordでのリスト作成方法を習得しておくことで、予めリストの準備が出来ていない場合も、差し込み印刷を完結させることができます。

差し込み文書は、ラベルだけでなく、ハガキや封筒、文書の印刷もできますから、さまざまな対応が出来るよう、Wordでのリストもぜひ試してみてください。